BEST CASE

Sæt turbo på samarbejdsplatformen

Denne case handler om et fokuseret arbejde med at konfigurere og konstant udvikle et projekts samarbejdsplatform. Det forudsætter både at nogen sætter sig i spidsen og tager ansvar for at udnytte softwaren til det yderste, og at man får de andre parter med.

Denne case er udarbejdet af:
Oliver Sellner Vonsild, Nyt Hospital Nordsjælland, Center for Ejendomme, Region Hovedstaden

FAKTA

  • Projekt: Nyt Hospital Nordsjælland, 118.000 m2 hospitalsbyggeri, 4700 rum
  • Ydelser: Hovedentreprise
  • Bygherre: Center for Ejendomme, Region Hovedstaden

Visualisering: Herzog & de Meuron - Vilhelm Lauritzen Arkitekter

People

Hvad gik godt?

Vi har sammen med de andre parter fået skabt en levende samarbejdsplatform til gavn for alle på projektet. Hvor vi i projekteringsfasen brugte et klassisk projektweb primært til udveksling af filer, udnytter vi i dag de mange nye muligheder i et mere avanceret program.

Selvom der er tale om et standardprogram, har det krævet en fælles opgave med konfigurering af et stort univers af kommunikation, dokumentation og koordinering af opgaver mellem parterne. Efter en hektisk start, er arbejdet med konfigurering et år inde i udførelsen stilnet af. Men arbejdet fortsætter i takt med at nye fag kommer på sagen og nye funktioner i softwaren aktiveres, og pga. et fortsat ønske fra alle sider om at optimere arbejdsgangene.

I dag er platformens rolle langt vigtigere for projektet end blot et udvidet mappesystem, og kan måske endda ses som et livsvigtigt organ:

Hvis man opfatter en virksomhed som en organisme, så er et knowledge-management system den kollektive hjerne, som holder organismen i gang.

Citat: Julian Lehr, Stripe

Der er altid flere virksomheder med i et byggeprojekt, hvilket kun gør behovet for at samle viden og gøre den let tilgængelig større. Især når det er grænsefladerne, koordineringen og afstanden mellem leddene i værdikæden, der ofte spænder ben.

Vi startede som bygherre op med den nuværende software i oktober 2018, to år før vi gik i jorden. I det tidsrum kunne vi, og rådgiverne, blive fortrolige med funktionerne og forberede det store ryk ind af entreprenører, tilsynsfolk, osv. fra udførelsens opstart i december 2019.

Omvendt bliver features nogle gange introduceret lidt ud af det blå, fordi udviklingen går så hurtigt. Her har vi forsøgt at støtte brugerne med små visuelle guides og korte møder, der kommunikerer relevante nyheder.

Samarbejdsplatformen har et år inde i udførelsen (december 2020) mere end 500 brugere og mere end 420.000 loggede brugerhandlinger. Den daglige aktivitet er høj og håndterer en meget bred vifte af opgaver, bl.a.:

• Al formel kommunikation i form af tekniske forespørgsler, godkendelser, tilsynsnotater, m.v.
• Behandling af udbudsspørgsmål, vejrlig og myndighedsdokumentation
• Deling af dronebilleder, 360-fotos og punktsky-scanninger
• Bæredygtighedscertificering, f.eks. materialegodkendelse
• Myndighedsbehandling
• Digital aflevering
• Kvalitetssikring
• Granskning
• Modelkoordinering
• Sikkerhedsobservationer
• Udgivelsesflow for tegninger og modeller
• Projektmateriale der kan filtreres og hurtigt findes frem

Hvorfor gik det godt?

Blandt andet pga. indsatser på fire områder:

Aftalegrundlag: Samarbejdsplatformens betydning og placering i midten af maskinrummet blev kommunikeret i kontraktgrundlaget, så det blev lettere at finde fælles fodslag da udførelsen gik i gang. Platformen er forankret i IKT-procesmanualen og en naturlig del af alles onboarding.

Organisering: Konfigurationen af platformen blev placeret hos den fælles digitaliseringsgruppe med anker-personer fra hver part. Denne organisering – med ansvarlige, der kan kommunikere bagud i egne virksomheder – har været afgørende. Bl.a. fordi der er grænser for hvor specifikt et aftalegrundlag kan være på områder, hvor softwareudviklingen går stærkt.

Bygherre ved roret: På vores projekt håndterer bygherreorganisationen selv byggeledelsen, hvilket betyder at vi er tæt på den daglige styring. I forlængelse af denne organisering har vi selv administreret samarbejdsplatformen, hvilket gør det lettere at justere opsætning, teste løsninger og indarbejde forslag. Vi har været i stand til hurtigt at udnytte nye features. Brugerne oplever ofte at kunne påvirke opsætningen, frem for blot at møde en mur.

Tæt på brugerne: Fordi platformens administratorer er i tæt kontakt med projektets mange forskellige roller, samles input fra brugerne løbende, gennem korte træningsmøder, surveys og uformelle snakke på byggepladsen. På denne baggrund kan forslag meldes ind til softwareleverandøren, så projektet bliver en interessant kunde at levere sit produkt til.

Hvad fik vi ud af det?

På de bedste dage får vi effektiviseret medarbejdernes opgaveløsning og skabt et stærkt fælles vidensgrundlag. På de dårlige dage får vi muligvis forvirret de folk, som er vant til lige at kunne sende en mail, uden den til tider stramme struktur, som en platform bygger på. Opsætningen af kommunikation og arbejdsgange på et megaprojekt med mange forskelligartede brugere er en kompleks opgave, som stadig er undervejs.

Brugerne oplever en nogenlunde smidig og intuitiv digital platform, som hjælper den enkelte med at løse sine opgaver i dagligdagen. Det ved vi, fordi vi spørger dem i surveys, som tager pulsen på brugen af platformen. De fortæller os bl.a. at de er tilfredse med funktionaliteten og informationen om den.

I tillæg til selve opgavehåndteringen bruger vi indsigterne fra platformen til at gøre os klogere på projektets styring. Til dét formål kobler vi platformen med en business intelligence-løsning, der organiserer og visualiserer tal og data. Det sker bl.a. på ugentlig basis for ledelseslagene, som får et fælles billede af nøgletal og aktivitet. Netop ledelserne er under konstant bombardement med vigtige emner og her kan data fra samarbejdsplatformen fungere som en tragt, der bidrager til prioritering.

Et år inde i udførelsen står vi med en velfungerende platform og et godt bud på organismens hjerne – også selvom den til tider kan forekomme lidt distræt eller overophedet af de mange inputs.

Hvis man overvejer at sætte kræfter ind på arbejdet med en samarbejdsplatform er det vigtigt at overveje forholdet mellem teknologi og processer: Man skal passe på med at lade software diktere arbejdsgange, men omvendt kan mulighederne i softwaren give anledning til et kritisk gennemsyn af de måder, tingene normalt foregår på. Og det er sundt.