Den kommunale bygherre skal fremover være mere aktiv gennem byggeriets processer, han skal inddrages tidligere i den interne proces i kommunen og så skal han vælge sine rådgivere med større omhu – og gerne i længerevarende partnerskaber.
Det er nogle af de overskrifter, som Peter Munk, Bygningschef i AaK Bygninger – (Aalborg Kommune) mener, kræver en oprustning af kompetencerne i de kommunale bygherreorganisationer:
- Foruden bygherrens basiskompetencer inden for projektledelse, økonomistyring, kontraktstyring, entreprise- og udbudsret mv. kaldes der i højere og højere grad på ”nye” kompetencer inden for fx IKT, forhandling, kommunikation, konflikthåndtering, procesledelse mv, siger Peter Munk.
Med 20 års erfaring inden for professionalisering af den kommunale byg- og driftsherrefunktion, er Peter Munk håndplukket som underviser på uddannelsen, Bygherrekompetencer - skræddersyet bygherrer (private og offentlige) og deres rådgivere.
Bygherrens tidlige dialog med sin bygherrerådgiver er, ifølge Peter Munk, en af de vigtigste parametre for byggeprojektets succes:
- En af de udfordringer, der i stigende grad trænger sig på i den tidlige fase, er håndteringen af ændret brugeradfærd og ændrede brugerbehov undervejs i kontraktperioden. Hvordan integreres dette bedst muligt i kontrakten, når det politiske opdrag er budgetsikkerhed for både kvalitet, tid og økonomi? Det kræver en rigtig god indledende dialog med rådgiver baseret på et godt gensidigt kendskab, et grundigt forarbejde og en gensidig tillid, siger Peter Munk og uddyber:
- Bygherren skal jo balancere sine krav i forhold til bygningsbrugernes behov. Samtidig er de behov ikke helt entydige fra starten af processen og det skisma skal jo håndteres professionelt og i fælles forståelse.
Ifølge Peter Munk en det derfor også en kæmpe udfordring at vælge den rigtige bygherrerådgivning. Især fordi man med de nuværende udbudsregler har en tendens til at vælge udbudsform med fast pris og gå efter den billigste pris:
- Desværre efterlader den billigste pris ofte ikke timer nok til at kunne sætte sig grundigt ind i bygherrens behov og levere et ordentligt stykke rådgivningsarbejde i den tidlige, altafgørende dialogfase. I de mest komplekse kommunale byggeprojekter opfattes den tidlige dialog efterhånden som så vigtig en parameter, at bygherren hyrer en procesrådgiver, der kan hjælpe med at forberede den optimale proces og finde den rette bygherrerådgiver, forklarer Peter Munk.
Den tidlige involvering af relevante parter gælder også internt i kommunens egne processer:
- Hvis budgetfasen får lov at køre for langt, inden vi som intern, kommunal bygherre inddrages, så kan det være vanskeligt at få defineret de rigtige rammebetingelser i projektet, få afdækket de væsentligste risici samt få en realistisk tidsplan at køre efter. I Aalborg Kommune arbejder vi med at udarbejde en bygge- anlægsstyringsmodel, som definerer en praksis for, hvordan processen skal forløbe, så vi sikrer en tidlig inddragelse af bygherrefunktionen.
Men det stiller også nye krav til bygherren:
- Hvis du som bygherre vil have ørenlyd opad i kommunerne kræver det, at man er god til at stå fast og god til at fremlægge sine saglige argumenter. Der er brug for en kombination af personlig gennemslagskraft og relevante businesscases, så der faktisk findes et gennemarbejdet beslutningsoplæg. Udover et kompetenceløft for bygherre, så kræver det også dygtige rådgivere, der kender kommunens processer og behov og som derfor kan agere både grundigt og hurtigt.
Derfor er Peter Munk fortaler for længerevarende strategiske partnerskaber, hvor man opbygger langsigtede relationer og hvor man derfor får et grundigt kendskab til hinandens arbejdsprocesser, kompetencer, ønsker og behov – til alle parters fordel:
- Godt samarbejde bygger på gode relationer, tillid og god dialog, som der er langt bedre grobund for gennem længerevarende aftaler og samarbejder. Det fremmer vores nuværende udbudssystem ikke nødvendigvis. Tværtimod. Som kommunal bygherre har vi også et politisk niveau at operere med og der kan jo være uenighed om konsekvenserne for dynamikken i det lokale erhvervsliv ved langsigtede, strategiske samarbejder. Men jeg mener, at det længerevarende samarbejde man bygger op over tid, giver det bedste grundlag for at levere et byggeri, der lever op til forventningen og som bliver leveret til tiden.
- I øjeblikket samles erfaringer fra Københavns Ejendomme, som arbejder intenst med strategiske partnerskaber og de erfaringer vil selvfølge indgå på uddannelsen Bygherrekompetencer, afrunder Peter Munk.