Sådan får du en vellykket overlevering af data til drift

I forbindelse med at et byggeri overgår til drift mangler der ofte overblik over hvilke og hvor mange data, der er behov for at få samlet ind. Det betyder, at driftsherren står tilbage med mangler eller uregelmæssigheder i det datasæt, der skal danne grundlaget for den fremtidige drift. Som tommelfingerregel er det ofte det brede datasæt, der skal være på plads og det skal være opdateret og leve op til et relativt enkelt informationsniveau. Mangler disse data kan det have store konsekvenser for planlægningen og udførelsen af den fremtidige drift. For hvordan skal du skabe dig et samlet overblik over opgaver, hvis du kun har information om nogle af de bygningsdele, der er i bygningen?

5 konkrete bud på en vellykket overlevering

Tore Hvidegaard, 3dbyggeri Danmark, giver på sin blog 5 bud på den gode overlevering. De 5 bud tager udgang i punkter fra Molios publikation ”Data til drift”, som Tore Hvidegaard er projektleder for.

Publikationen bygger på erfaringerne fra en række større danske byg- og driftsherrer, og indeholder både konkrete værktøjer og oplæg til korte præcise processer, som kan understøtte de forskellige dele, der indgår i afleveringen:

1. Opfind ikke den dybe tallerken
   
   At finde ud af, hvad driften har brug for, bliver ofte til et alt for stort og uoverskueligt projekt. Derfor bliver projektet aldrig færdigt og gjort operationelt. Selv om alle driftsorganisationer mener, at de er unikke, siger erfaringerne, at 95% af tingene er præcis de samme for forskellige driftsorganisationer. Så tag udgangspunkt i og afprøv erfaringerne fra andre (f.eks. opsamlet i ”Data til drift ” projektet), og tilpas derefter, hvor I har behov.
   
   
2. Der er brug for mindre end du tror
   Det er sjældent et problem for folk at opliste al den information, som man kunne tænke sig, om selv de mindste dele, men hvert ekstra materiale eller stykke af data, der skal indsamles, kræver ressourcer. Jo mere der skal laves, jo større sandsynlighed er der for, at noget går galt.
   
   En bygherre lavede engang en øvelse med en driftsorganisation, hvor han sagde: ”Hvert stykke materiale og stykke data koster x kr. at indsamle. Hvad vil I have?” Dette gav incitamentet til kritisk at vurdere, hvad man bad om, og dette indbefatter meget ofte få stykker data, samt ét datablad og en vedligeholdelsesvejledning i PDF.
   
   
3. Arbejd struktureret
   For at kunne få overblik over de mange, mange filer og stykker af data, som man har på sagen, og hvilke man stadig mangler, skal man arbejde systematisk. Få ét samlet overblik over hvad, der hører til hvor. 
   
   Et sådan overblik er ret enkelt at skabe: lav en liste over alle de bygningsdele og systemer, der er i byggeriet – beskrivelser, tegninger og bygningsmodeller er gode kilder her – og skriv ud for hver, hvad der er behov for. Herefter er det let at notere ned, hvad man har modtaget og hvad der hører til hvor. Det giver et overblik over hvad, der fortsat mangler. Denne struktur gør det også nemt at kommunikere manglerne tilbage til byggeprojektet.
   
   
4. Få kontrolleret, hvad du har fået, og få sagen afsluttet
   At en byggesagsaflevering til driften ikke er færdiggjort ved bygningens 1 års gennemgang, er langt fra usædvanligt, og det gør sjældent afleveringen bedre, at den bliver ved med at trække ud. Folk er videre med nye byggesager, og reaktionstiden på kommentarer etc. bliver bare længere og længere.
   
   Få lagt en tidsplan for, hvornår, der skal meldes mangler tilbage, og hvornår ændringer m.v. skal være udbedret. Sørg for at få holdt penge tilbage, og sørg ikke mindst for, at din egen organisation overholder tidsfristerne. Er driften selv sløv i processen, kan man ikke regne med, at andre speeder op.
   
   
5. Bliv konkret og kom i gang - vi kan altid justere
   Erfaringerne siger, at jo mere driften lurepasser og venter med at træffe beslutningerne, jo mere galt går det til sidst. Ofte er driftsherren bange for at blive konkrete for tidligt i processen for ”vi er jo ikke 100% afklaret om, hvad vi har behov for” eller ” vi skal lige have købt det nye driftssystem, før vi lægger os fast på noget”. Men ved ikke at få noget konkret på bordet, får man heller ikke den feedback og de erfaringer, som skal være med til at gøre alle klogere. Og fordi man har lagt noget på bordet, betyder det jo ikke, at man ikke kan justere dette efterfølgende. De projekterende og udførende er jo også interesseret i, at det, de afleverer, giver mening.

FAKTA

3dbyggeri Danmark har rådgivet om digitalisering af byggebranchen, data management og BIM siden 2007.

Læs mere om 3dbyggeri her

Læs mere om publikationen Data til drift og det abonnement, som publikationen indgår i, Aftale og kommunikation.