Hos DEAS er der ingen tvivl. Her er man glad for at være kommet godt i gang med at bruge det nye beskrivelsesværktøj. Allerede nu har man nydt godt af opdelingen af de mange nye beskrivelser, der gør, at man kan målrette udbudsmaterialet bedre. På sigt vil dette spare mange timers arbejde samt – alt andet lige – også give en højere kvalitet.
Organisationen skal følge med
Men al begyndelse er svær. Det har krævet en fokuseret indsats at tage de første skridt med Beskrivelsesværktøjet 2.0 og blive fortrolig med skabeloner og metoder og det har krævet tilpasning af arbejdsprocesser på tværs af projektteamet. Alligevel har man ikke fortrudt beslutningen om at komme i gang:
- Når vi har valgt at anskaffe os Beskrivelsesværktøjet 2.0, så er det for at sikre, at vi laver et udbudsmateriale af høj kvalitet, hvor der frem for alt er en ensartet opbygning og en solid rød tråd gennem alle beskrivelserne. Det ønsker vi af flere grunde. Først og fremmest er det nemmere at arbejde på tværs af organisationen og dermed på tværs af faggrupper, når der er en fælles ”logik” bag beskrivelserne, siger Ulrik Sloth Christensen.
Start med et enkelt projekt
Er det så lykkedes? Ja, det er ifølge Ulrik lykkedes. Og der er bred enighed om, at Beskrivelsesværktøjet 2.0 og de metoder og skabeloner, der er indbygget i det, på sigt vil komme til at spare tid i DEAS, som kan bruges på andre vigtige dele af projekteringen:
- Min klare anbefaling er at starte op med et relativt enkelt projekt, så man kan lære værktøjet grundigt at kende og få tilpasset de interne processer inden kompleksiteten øges, siger Ulrik Sloth Christensen.
Forskellige forudsætninger for at komme i gang
Noget andet er, at de medarbejdere, der har skullet bruge Beskrivelsesværktøjet 2.0, ifølge Ulrik Sloth Christensen har haft meget forskellige forudsætninger:
- Det er ikke alle, der kender den første version af Beskrivelsesværkøjet (B1.000). Vores erfaring er, at det kræver en fokuseret indsats at få den nye struktur lært og indarbejdet, når ikke alle kender til den ”gamle” og de principper, man bruger her. Sidst men ikke mindst er Beskrivelsesværktøjet 2.0 ikke helt fuldendt, så hvis man har brug for de beskrivelser, der endnu mangler i værktøjet, så skal man vurdere, om man vil vente på de sidste eller selv tage tyren ved hornene og få dem udarbejdet. Det er også et argument for at begynde med et relativt enkelt byggeprojekt.
Trods de få manglende beskrivelser, så er der i det nye værktøj mange bygningsdele at vælge mellem. Det fremhæver Ulrik som en stor styrke i forhold til tidligere beskrivelsesværktøj. Fx er der nu tre beskrivelser inden for ventilation fremfor den ene, som man havde til rådighed tidligere. Det fungerer rigtig godt.
Kvaliteten er blevet bedre
Alt i alt er udbudsmaterialet blevet højnet og kvaliteten er blevet bedre:
- Der er nu en gennemgående rød tråd og materialet er blevet mere overskueligt. Nu bliver det spændende at se, hvordan entreprenørerne tager imod et udbudsmateriale, der er lavet efter Beskrivelsesværktøjet 2.0, afrunder Ulrik Sloth Christensen.
FAKTA
DEAS er et ejendomsforvaltningsselskab med over 1.000 medarbejdere, der servicerer investorer, lejere og beboere fra kontorer i Danmark og Norden.
DEAS forvalter en ejendomsportefølje på mere end 2.600 erhvervs- og boligejendomme svarende til ca. 277 mia. DKK i Norden, som hovedsagelig ejes af institutionelle investorer, private investorer samt ejer- og andelsboligforeninger.
DEAS’ opgave er at skabe endnu mere værdi for investorer, lejere og beboere. Ikke bare i økonomisk forstand, men også i forhold til social, miljømæssig og menneskelig trivsel.
Læs mere på www.deas.dk
Læs mere om Beskrivelsesværktøjet 2.0 her