En af dem, der har været med til at bane vejen for Beskrivelsesværktøjet 2.0 hos Dorte Mandrup A/S er Jacob Juel Larsen, senior konstruktør og byggeøkonom. Sammen med 5-6 andre kolleger er han i fuld gang med at lære Beskrivelsesværktøjet 2.0 godt at kende og har nu konkret erfaring fra flere projekter – blandt andet Campus Mærsk.
Ofte et krav i IKT-aftalen
På spørgsmålet om, hvad de vigtigste årsager er til, at Dorte Mandrup A/S er gået i gang med at bruge Beskrivelsesværktøjet 2.0, svarer Jacob Juel Larsen:
”Vi oplever, at Beskrivelsesværktøjet 2.0 i stigende grad bliver skrevet ind som et krav i IKT-aftalen. I ca. 50 % af de nye projekter, står det sort på hvidt, at vi skal bruge det. Derfor er det ved at være en nødvendighed, hvis vi som arkitektfirma skal kunne leve op til branchens forventninger. Og vi vil hellere være lidt på forkant end på bagkant”.
Ifølge Jacob Juel giver det god mening at være med til at understøtte en struktureret og ensartet tilgang til beskrivelsesarbejdet på tværs af branchen: ”Selvom Beskrivelsesværktøjet 2.0 både har styrker og svagheder, så sikrer det en mere kritisk gennemgang af beskrivelsesmaterialet. Det tvinger os til at tage nøje stilling til, hvilke informationer, der skal med i den enkelte beskrivelse. Jeg tænker, at det i sidste ende øger kvaliteten. Men alle skal vænne sig til en ny logik og en ny måde at bruge beskrivelsesmaterialet på. Derfor forventer jeg også at slutbrugeren – som jo er entreprenøren – også skal lære, at materialet er struktureret anderledes,”
Endelig bliver basisbeskrivelserne i B1.000 jo af gode grunde ikke længere opdateret. Bliver man derfor ved med at bruge B1.000, ja så har man jo alt andet lige højere risiko for at lave fejl. Medmindre man bruger tid på selv at holde beskrivelserne opdaterede. ”Det er nok også derfor bygherrerne for alvor begynder at stille krav om, at vi bruger 2.0”, siger Jacob Juel.
Erfaringer med Beskrivelsesværktøjet 2.0
Efter at have arbejdet med værktøjet på flere projekter har Jacob Juel fået en hel masse værdifuld erfaring, som han gerne deler med andre:
- Indlæringskurven er stejl, men meningsfuld. Det tog ekstra tid i starten, og vi skulle holde tungen lige i munden, men det giver god mening, når man kommer i gang. Systemets mere detaljerede opbygning betyder, at informationerne bliver spredt ud på flere punkter, hvilket er er forvirrende i starten, men det sikrer en grundigere gennemgang af materialet.
- Mindre overflade mere dybde. Der er enkelte funktioner, som man savner når man starter op på 0.2. ”Forudgående” og ”Efterfølgende” arbejder er fx spredt (fra kap. 4) ud over flere punkter. Det koster noget på overblikket. Men til gengæld er du nu tvunget til at gå i dybden og være meget mere specifik og præcis, når du angiver de enkelte opmærksomhedspunkter. Så selvom det kan være irriterende, at det ikke er samlet på samme måde som før, så er det med til at løfte kvaliteten så færre ting forhåbentligt falder mellem stolene.
- Bedst når alle projektpartnere arbejder i samme værktøj. På et aktuelt projekt samarbejder vi med ingeniører, der bruger B1.000. Det fungerer, men det kræver en del ekstra tid til koordinering, opfølgning og mapping mellem de to versioner af værktøjet. Vi har foreslået Molio at lave en mappingtabel, så det bliver nemmere at ”oversætte” B1.000 til B 02 i erkendelse af, at alle endnu ikke er overgået til Beskrivelsesværktøjet 2.0.
Dog er det vigtigt at understrege, at Molio ikke anbefaler, at de to værktøjer bruges sideløbende på samme projekt, da risikoen for fejl og misforståelser øges.
- Forberedelse og timing er afgørende. Beskrivelsesarbejdet skal startes rettidigt, hvor overblikket/omfanget klarlægges i starten af udbudsfasen. Det er vigtigt for at sikre en mere strømlinet og mere effektiv proces. Det fungerer derfor godt for os at have en ”beskrivelsesredaktør”, som sikrer en rød tråd gennem beskrivelserne og en ensartethed på tværs af projekter.
- Teamwork løfter beskrivelsesarbejdet bedst. De projekterende på de enkelte sager udarbejder selv hele eller dele af beskrivelserne. Det er med andre ord i høj grad teamwork og en fælles indsat understøttet af redaktøren at sikre den røde tråd gennem alle vores beskrivelser. Denne måde at arbejde på er mindre sårbar og det betyder, at vi løfter beskrivelsesarbejdet i flok fremfor at centrere kompetencerne hos få specialiserede medarbejdere.
- Genbrug af beskrivelser fra tidligere projekter sparer tid. Vi kan allerede se de lavthængende frugter i form af beskrivelser, som kan tilpasses og genbruges fra projekt til projekt. Derfor giver det også god mening at være grundig fra starten.
Beskrivelsesværktøjet 2.0 udvikler sig løbende
Beskrivelsesværktøjet 2.0 vil udvikle sig løbende. Inden for kort tid vil der fx blive udarbejdet et eksempelprojekt, som man kan lade sig inspirere af, når de enkelte beskrivelser fx skal formuleres og felterne fyldes ud. Der er også kommet forbedringsforslag fra Dorte Mandrup A/S:
”Vi har fx foreslået Molio at udvikle standardparadigmer for nybyg og transformation/udskiftning/renovering - gængse typer af projekter, der kan hjælpe brugere med at starte et sted, hvor der allerede er foretaget en udvælgelse af beskrivelser. Det ville gøre det lettere at komme i gang. Jeg glæder mig også til, at de alm. Udbudskontroller bliver helt færdige og jeg ser frem til, at de udelukkende kommer til at fokusere på det særlige ved det pågældende arbejde. Det bliver en klar forbedring i forhold til tidligere. Når alt det er sagt er det kun lige de sidste 5 %, der mangler. Alt i alt er værktøjet fuldt ud anvendeligt – også på et rigtigt projekt fra virkelighedens verden”, afrunder Jacob Juel fra Dorte Mandrup A/S
Læs mere om Beskrivelsesværktøjet 2.0 her
